Procedimientos e instructivos de no conformidades.
Este procedimiento se encarga de atender y dar solución a las inconformidades de sus usuarios y así mismo prevenir que esto ocurra, cuando se detecta la no conformidad la acción a seguir es buscar cual es la inconformidad, la cual debe ser detectada por el coordinador a cargo, el paso a seguir es corregir la inconformidad del usuario corrigiendo el producto y verificando que el producto ofrecido este en óptimas condiciones y que el cliente en cuestión se encuentre totalmente satisfecho, también se debe tener en cuenta que antes de esto el cliente debe autorizar la corrección del producto esto debe ser acordado por las dos partes para que requerimientos y condiciones no afecten al prestador del servicio o al usuario se deben mantener registro de naturaleza de no conformidad y deben ser archivados por separado.
Impacto de la no conformidad (aspectos legales).
Según la norma iso 9000 el impacto de la no conformidad podría ser negativo o positivo, ya que al no dar una buena solución de la no conformidad el usuario o cliente insatisfecho este podría interponer algún tipo de demanda, por la mala prestación del servicio o producto, él impacto positivo por la óptima solución de la no conformidad se tendrá la plena satisfacción del cliente o usuario el cual no tendrá queja alguna de la solución de sus requerimientos
Procedimientos para corrección de no conformidades
Una manera de establecer un tratamiento de No Conformidades adecuado, consiste en verificar que el mismo contenga los siguientes elementos:
•Acciones a tomar claras y concisas
•Descripciones de acciones completas y con referencias a documentos si es apropiado
•Fecha de terminación de las acciones correctivas
•Evidencia acerca de la realización y eficacia de la acción correctiva
Si las no conformidades generan una respuesta adecuada por parte de la organización, conforman un proceso de aprendizaje de gran riqueza y utilidad, que puede favorecer la realización de importantes mejoras
Es
el estado en el que se encuentra un producto o servicio que se compara con otro en perfecto estado o que tiene
condiciones favorables y propiedades naturales que satisfacen las necesidades del consumidor encontrándose en un perfecto
estado o que cumple con las condiciones descritas según normatividad.
PROCESOS
Son las acciones que se realizan con el fin de
hacer algo o para obtener un resultado final sea un producto o servicio que satisfaga la necesidad del
cliente.
PROCEDIMIENTOS
Es el
conjunto de acciones que se deben realizar en secuencia de la misma manera o con el mismo parámetro para
realizar u obtener el producto final al que se quiere llegar.
FORMATO DE CONTROL DE NOVEDADES
Es
un documento interno el cual refleja las modificaciones periódicas que tiene un
trabajador en el mes, como descuentos legales, judiciales, voluntarias que
afectan el pago mensual.
La
Norma ISO 9000 de 2005, regula a las
organizaciones en toda la parte de auditoria, describe la terminología en
sistema de gestión de calidad.
La
norma ISO 9001, especifica los requisitos para el cumplimiento de las normas en
productos que cumplan con los requerimientos establecidos a satisfacción del
cliente.
La
Norma ISO 9004, Proporciona la directriz para el mejoramiento continuo en el
desempeño de la organización de manera eficiente y eficaz llegando a la satisfacción del
cliente.
La
Norma ISO 19011, Realiza orientación
para el desarrollo de las auditorias en el Sistema de Gestión de la Calidad y
la Gestión Ambiental.
Según
la norma ISO 9000 DE 2005, se refiere al incumplimiento de algún registro del
sistema de gestión de calidad, cuando el requisito tiene evidencia esta se documenta
como un no conformidad, se refiere al control de producto no conforme.
La
no conformidad tiene tres partes.
La
evidencia de la auditoria
El
requisito
El
enunciado de la no conformidad
Para
la redacción de la no conformidad se realiza en un formato el cual no tiene
normas pero el lenguajes debe ser preciso y conciso de la misma manera
entendible, y hay tres pasos básicos para dejar claros.
El
problema: (Reportar lo que está mal
El
área (donde se encuentra lo que está
mal.
El
requisito que incumple (referir el criterio de la auditoria)
Cuando
se identifique la no conformidad se procederá de la siguiente manera:
ØAtender el reclamo o no conformidad buscando donde se
produjo el error
ØNotificar
por escrito al departamento para ejecutar los correctivos
ØInformar
al afectado de la no conformidad
ØTomar
acciones correctivas y preventivas para evitar nuevos errores
ØTomar acciones para eliminar la no conformidad. Esto
puede llevar a impedir su uso o práctica, luego de una corrección se debe
verificar la conformidad con sus requisitos.
ØRegistrar las no
conformidades, luego se archivará teniendo en cuenta los que están activos y
los que ya se solucionaron
Es
la manera en la que se encuentra la empresa conformada o como se va gestionar
según los parámetros establecidos teniendo en cuenta la subordinación y el
concepto jerárquico que tiene ensu
asignación de responsabilidades y funciones de diferentes procesos.
ØMISION: Es el motivo o la razón de ser de una organización, se
establece el propósito que tiene la empresa a desarrollar.
ØVISIÓN: Se refiere a lo que la empresa desea llegar a un futuro la
expectativa que se tiene en el desarrollo de los objetivos propuestos.
Son los s elementos propios de cada organización
que determinan las características y condiciones del entorno, basados en los
comportamientos de los colaboradores el nivel de compromiso y estrategia que
orienta la organización hacia sus colaboradores.
Esta es una técnica o sistema
que adoptan las organizaciones el momento de toma de decisiones dentro de un
proceso administrativo, se define en 4 fases:
ØPLANEACIÓN: Es el primer momento dentro de este proceso, donde se
identifica las necesidades de la organización y se ejecuta el análisis de
soluciones o planes de acción para el desarrollo de las actividades.
Existe una herramienta fundamental para el desarrollo de la
planeación, la matriz FODA: Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas.
ØORGANIZACIÓN: Este momento se disponen de todos los recursos que
tiene la compañía, recursos físicos, materiales y de personal para el
desarrollo de las actividades bajo unas reglas establecidas.
Ø DIRECCIÓN: Es la ejecución de
lo planeado anteriormente con una respectiva supervisión y motivación para el
desarrollo de las actividades.
ØCONTROL: Es la última fase del proceso, el cual desarrolla la
evaluación del procesos administrativo de una organización de manera general.
Esta
es una estrategia estadística que realiza un análisis cuantitativo de los
resultados que arrojen numéricamente el ejercicio realizado, analiza los
posibles riesgos futuros de las diferentes situaciones.
ØANALISIS DE RED PERT.
Esta
es una herramienta cualitativa, que define la solución óptima de una serie de
actividades a desarrollar teniendo en cuenta la actividad en su tiempo real.
ØBENCHMARKING
En
este proceso se compara la empresa con el líder del mercado para identificar
las mejores características, procesos y servicios del producto que se analiza teniendo un
mejoramiento del mismo.
DIAGRAMA DE FLUJO
Esta herramienta muestra gráficamente
un proceso mostrando las actividades de manera secuencial facilitando su comprensión,
cada paso del proceso está representado con símbolos que enlazados con flechas
nos indican la dirección del proceso.
DIAGRAMA DE GANTT
Es un gráfico que nos muestra las
tareas a realizar en un tiempo determinado e indicando las metas que se propone
hacer en ese tiempo, las actividades específicas con el responsable de
realizarlas. Se identifica lo planeado en un tiempo estimado, y lo ejecutado en
un tiempo real.
ØMANUALES
Son documentos que permiten ver de manera
organizada los procesos con una información clara y concisa en cada punto indica
la labor a desempeñar con su responsable. Existen varios tipos de manuales:
·Manual de operaciones
·Manual de procesos de calidad
·Manuales departamentales
·Manuales de organización
ØSOPORTES
Son los medios por el cual se
demuestran transacciones o movimientos económicos que se ingresan a un
sistema contable.
Existen dos clases de soportes:
INTERNOS: Son los que la compañía adopta o
genera para demostrar cualquier movimiento contable.
·Ejm: recibos de caja, recibos de caja
menor, comprobantes de egreso, facturas de ventas, nota crédito, débito.
EXTERNOS: son aquellos documentos que prueban o
soportan transacciones de un tercero.
·Ejm: Facturas por compras,
consignaciones, notas débitos y créditos de bancos, pagares.
El centro de costos es una división que
puede tener beneficios o utilidad para la organización
ØFUNCIONES:
·Control de presupuestos
·Medir los departamentos o su línea de
negocios
·Obtener resultados de cada departamento
·Proporcionan informes para medir
utilidad
·Evaluar inventarios
·Brindar información a la administración
para dar fundamentos a la planeación y toma de decisiones.
ØACTIVIDADES SEGÚN FUNCIONES DE LA EMPRESA:
ØInvestigación y desarrollo
ØLogística
ØProducción
ØComercialización
ØAdministración
martes, 23 de febrero de 2016
PRESTACIONES ECONÓMICAS
PROVENIENTES DE LA
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL,
INCAPACIDADES,
ACCIDENTES DE TRABAJO:
Incapacidad por enfermedad:
Los tres primeros días que paga la empresa, corresponden al 100% del salario.
Los días que paga la EPS, corresponden a las dos terceras partes del salario
base de cotización
LA INCAPACIDAD POR
ENFERMEDAD PROFESIONAL:
A quien se le defina una
incapacidad temporal, el (100%) de su salario base de cotización, calculado
desde el día siguiente el que ocurrió el accidente de trabajo y hasta el
momento de su rehabilitación, readaptación o curación, o de la declaración de
su incapacidad permanente parcial, invalidez o su muerte. El pago se efectuará
en los períodos en que el trabajador reciba regularmente su salario.
ORIGEN Y VIGENCIA DE LA
NOVEDAD
El origen de la nómina se da
cuando en el mes el trabajador presenta
eventualidades o novedades las cuales dan el origen a las mismas, la
vigencia se dará al cabo del mismo mes
Para realizar el respectivo
pago de las prestaciones sociales es necesario usar como herramienta el formato
PILA el cual deberá ser diligenciado la primera vez y las veces siguientes solo
se realizara una copia adjuntando todas
las novedades referentes a pagos de seguridad social.
SOFTWARE APLICATIVO EN LIQUIDACIÓN DE APORTES
A LA
SEGURIDAD SOCIAL Y TERCEROS.
FANAIA es la aplicación correspondiente para realizar la
liquidación de a portes PILA, esta herramienta facilita las labores de
liquidación a las organizaciones, y permite una interacción directa y sin
riesgos con la respectiva entidad financiera encargada de pagos o
transacciones.
PAGOS INDIRECTOS QUE CONSTITUYEN O NO SALARIO, QUE
AFECTAN LA BASE DE LA LIQUIDACIÓN PARA LA RETENCIÓN EN LA FUENTE, PARA
FISCALES,
SEGURIDAD SOCIAL
Y PROVISIONES
Hace referencia a todos los
pagos relacionados con primas, bonificaciones, comisiones ocasionales, los
cuales son pagados a los empleados para lograr mejorar la rentabilidad en las organizaciones y brindar un beneficio
a los empleados, también son incluidos
en estos pagos todo lo relacionado con gastos de representación y elementos de trabajo.
