PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN MANUAL Y AUTOMATIZADA EN LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

 

CONSERVACIÓN: Es la etapa en la que se mantiene o preserva  la apariencia original por medios digitales.

COPIAS DE SEGURIDAD: Es el duplicado exacto del documento original.

ACTUALIZACIÓN: Es la copia que realiza de un soporte de almacenamiento antiguo a uno nuevo con la misma información.

META DATOS: Son datos que describen otros, describen calidad contenido.

PRESERVACIÓN DE LA TECNOLOGÍA: Se refiere a la estrategia de recuperación de los datos después de un daño en el sistema.

Los programas que se utilizan para la sistematización de documentos son:

SOFTWARE, esta aplicación permite la gestión sobe documentos electrónicos, publicación y trabajo de actualización. 

SMART DOCUMENT MANAGEMENT: Automatiza tareas o documentos para el procesamiento de la información en documentos no estructurados.

ATHENTO: Sistema de gestión documental que permite mediante módulos capturar información específica de distribución preservación y gestión de procesos de negocios.

 FORMATOS PARA LIQUIDACIONES MANUALES

 Estos formatos tiene  la información que se debe tener en cuenta para liquidar según los conceptos que el trabajador tiene para ello. Este debe se firmado por el trabajador.

PILA (PLANILLA INTEGRADA PARA LA LIQUIDACIÓN DE APORTES).

Este fue creado por el ministerio de protección social, con el fin de facilitar los pagos a los trabajadores o empleadores que realizan los diferentes aportes en un solo pago, bajo un documento seguro y eficaz.

Este pago se debe realiza únicamente por medios electrónicos,

                                    

LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DEL CONTRATO

TÉRMINO FIJO E INDEFINIDO.

 

La liquidación se presenta cuando se termina el contrato laboral y el trabajador se desvincula definitivamente de la organización. Se liquidan los siguientes conceptos:

Ø  Salarios adecuados

Ø  Prestaciones sociales

Ø  Aportes a parafiscales  a que haya lugar

Ø  Aportes a seguridad social

Ø  Indemnización si hubiera lugar a ellas

Una vez liquidado los anteriores conceptos el empleador debe quedar a paz y salvo por todo concepto al trabajador.

  RETENCION DE SALARIOS

Es una situación que se da a través de dictadura judicial, consiste en embargar el salario del trabajador según la cantidad que establezca el juez, El empleador tiene la obligación de realizar estas deducciones obligación al empleado, de lo contratrio podría ser sancionado.

PROCEDIMIENTO 1, de Rte. Fte. Para persona natural, empleado no declarante

La Reforma Tributaria trajo consigo varios cambios dentro del cálculo de retención en la fuente para personas naturales, por esto, la Comunidad Contable Legis presenta este ejercicio práctico que permitirá entender de manera rápida, clara y sencilla la aplicación de retención en la fuente para una persona natural clasificada como empleado no declarante, por el procedimiento 1 para este efecto.

Ejemplo, 

Gustavo es empleado de XYU Ltda., durante el mes de diciembre su salario ascendió a $ 5.200.000; no tiene condición de declarante de renta, por ende, no aplica tarifa mínima. El cálculo de su retención en la fuente se realizará por procedimiento 1.

 El primer paso a seguir es efectuar una depuración que nos permita obtener la base gravable:

Es importante acotar que los mencionados en este ejercicio, no son en su totalidad los conceptos susceptibles para el efecto de la depuración de la base gravable.

Una vez obtenida, debemos dirigirnos al artículo 383 del Estatuto Tributario e identificar dentro de que rango se clasifica nuestra base gravable.

La base gravable en UVT de Gustavo está clasificada dentro del segundo grupo dentro de los comprendidos en la tabla, por tanto, debemos realizar la operación allí propuesta:

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT - 95 UVT) * 19%

(132,22 UVT - 95 UVT) * 19% = 7,07 UVT

Ahora el resultado obtenido, debe ser multiplicado por el valor de la UVT ($ 26.841 para 2013), lo que nos lleva a un resultado de $ 189.765, valor que se le debe retener a Gustavo durante ese mes

 LIQUIDACIONES

 VACACIONES

 

Capitulo IV (vacaciones anuales remuneradas)

Artículo 128 Duración: Las vacaciones son una prestación social establecida en el código sustantivo del trabajo que consiste en el descanso remunerado de 15 días hábiles consecutivos por un año de servicio, al que tiene derecho todo trabajador que presta un servicio a un empleador, este recibirá un descanso remunerado de 15 días hábiles consecutivos.   

En el caso de personas que laboran en establecimientos de alto riesgo y que se ven expuestos a los rayos X, las vacaciones serán cedidas los mismos 15 días pero cada 6 meses por el riesgo a este factor.

Durante el periodo de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario, que este devengado el día en que comience a disfrutar el periodo de las vacaciones.

Ø  Formula (salario básico x días trabajados)/720.

INTERESES DE CESANTÍAS

 

Los empleadores deben pagar los intereses a las cesantías, que se han acumulado el 31 de diciembre, a una tasa de 31 % anual, estas se deben entregar a más tardar hasta el 31 de enero, del próximo año a trabajador,  cuando un trabajador ha laborado u periodo inferior a un año se pasara a liquidar los intereses sobre el tiempo laborado.

Ø  Formula (salario *días trabajados* 0,12)/360.

    PRIMA

 

ART 360 Cod. Sust.Trabj: La prima es una prestación social, que todo empleador debe pagara a sus trabajadores y no constituye salario, la prima de servicios corresponde a un mes de salario por cada año de trabajo,  estas se pagan a dos cotas una el 30 de junio y la otra a más tardar el 20 de diciembre, de esta manera cada cota es igual  a la mitad de un sueldo.

Fórmula para la liquidación de prima de servicios (salario base *días laborados)/360.

PRIMA EXTRALEGAL

Es aquella prima como monto extra, que no está establecida por la ley, pero se puede considerar pagar según el acuerdo que lleguen las partes, de modo que se estipule en el contrato de trabajo.

CESANTÍAS

CESANTÍAS

 

ART 249 Cod. Sust.Trabj: Las cesantías es una prestaciones sociales que tiene derecho todo trabajador vinculado a una organización, que tiene como finalidad amparar al trabajador en caso de quedar cesante (sin trabajo ), estas se liquidan y pagan anualmente durante la vigencia del contrato de trabajo, el artículo señala que el empleador debe pagar al trabajador un mes de salario por cada año laborado, o proporcional al tiempo laborado estas deben consignarse al fondo de pensiones y cesantías en caso de dar por terminado el contrato se pagarán directamente al trabajador.

   Formula de liquidación: (salario mensual *días trabajados)/360

Administración de archivos.

Artículo 11: el estado está obligado a la creación, organización preservación, y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, y orden original, el ciclo vital de documentos y la normatividad archivista.

 

 

 

Normas de seguridad para el almacenamiento de copias de seguridad.

 

Con el fin de determinar la compatibilidad entre diferentes sistemas de almacenamiento y establecer   niveles de rendimiento mínimos, que permitan comparar diferentes sistemas en las mismas condiciones, se hace necesario el desarrollo de una serie de normas y estándares, cuya aceptación y cumplimiento garanticen la interoperabilidad de productos de diferentes fabricantes en un mismo entorno.

Metodologías para el manejo de copias de seguridad.

Si se desea realizar  una copia de seguridad de los archivos debe seguir los siguientes pasos, Para abrir Copias de seguridad y restauración, se deben realizar las siguientes   acciones: 

Si cambia el nombre de un archivo de copia de seguridad o el nombre de la carpeta en la que está guardado, es posible que no pueda utilizar el archivo para restaurar el sistema.

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA COPIAS DE SEGURIDAD

       

Normas técnicas para el archivo de documentos

Normatividad aplicable al manejo, conservación y acceso a archivos de entidades públicas.

Ley 4 de 1913. Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

Ley 45 de 1923. (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios.

Ley 39 de 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos.

Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

Ley 80 de 1993. (Arts. 39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.

Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

 Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 07 de 1994: Por el cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos.

-          Ley 4 de 1913: Obligación a recibir los archivos por inventario y arreglarlos convenientemente de acuerdo al tiempo en que funciones.

-          Ley 47 de 1920: protección de patrimonio documental y artístico.

Sistema nacional de archivos, orgánicos asesores coordinadores y ejecutores.

Artículo 6: Las entidades, del sistema nacional de archivo llevan a cabo, los procesos de planeación, y programación y desarrollan acciones de asistencia técnica, ejecución. Control, seguimiento y coordinación de documentos.

·         La planeación y programación la  formulan las instituciones archivistas de acuerdo con el plan de desarrollo.

La asistencia de técnicas, están a cargo del archivo general de la nación, los comités técnicos, las entidades de